10 Tipps für die Planung mehrsprachiger Konferenzen

Viele Fachkonferenzen werden heute auf Englisch abgehalten, auch wenn dies für die meisten Redner und Zuhörer nicht die Muttersprache ist. Bei besonders hochkarätigen Veranstaltungen oder wenn nicht alle Referenten und Teilnehmer Englisch sprechen, kommen Simultandolmetscher zum Einsatz.

Nicht umsonst bekamen wir von Gernot Erler, MdB, damals Staatsminister im Auswärtigen Amt, die verblüffte Rückmeldung „Obwohl ich Englisch sehr gut verstehe, wurde mir bei der Verdolmetschung richtig klar, was einem in der Fremdsprache doch alles entgehen kann.“

Der Informationsgewinn durch eine Verdolmetschung kann also die Kosten für Dolmetscher durchaus aufwiegen.

Wir haben für Sie einige Tipps zusammengestellt, die Ihnen die Abwägung der Kosten und die Zusammenarbeit mit einem Dolmetscherservice erleichtern:

1. Sprachkombinationen klären: Welche Sprachen sollen gesprochen werden und welche Sprachen sollen den Zuhörern zur Verfügung gestellt werden? Dies hängt natürlich von der sprachlichen Herkunft und der Struktur der Konferenzteilnehmer ab. Dabei müssen die gesprochenen und die gehörten Sprachen nicht unbedingt deckungsgleich sein. So kann es sinnvoll sein, die gesprochenen Sprachen auf Englisch und Deutsch zu beschränken, aber beide Sprachen auch ins Französische dolmetschen zu lassen.
2. Frühzeitig ein Budget einplanen. Gute Konferenzdolmetscher und die erforderliche Technik Kosten Geld. Deshalb empfiehlt es sich, bereits am Anfang des Planungsprozesses Angebote einzuholen. Dann bleibt auch genügend Zeit, eventuell andere Faktoren anzupassen (etwa das Programm), um die Kosten zu reduzieren oder Sponsoren zu finden.
3. Die richtige Form des Dolmetschens – simultan oder konsekutiv – hängt von der Form der Veranstaltung ab. Für eine einstündige Pressekonferenz kann eine Konsekutiv-Verdolmetschung Sinn machen, sobald die Veranstaltung auf mehr als zwei Sprachen abgehalten wird oder mindestens einen Tag dauert, sind Simultandolmetscher die beste Lösung.
4. Dolmetscher buchen. Je eher Sie die Dolmetscher buchen, desto besser. Konferenzdolmetscher, die auf bestimmte Fachbereiche spezialisiert sind, sind oft schon lange im Voraus ausgebucht. Bei frühzeitiger Buchung können außerdem möglichst lokal ansässige Dolmetscher eingesetzt, und so Fahrt- und Übernachtungskosten gespart werden. Die meisten Konferenzdolmetscher arbeiten freiberuflich und verfügen über ein Kollegennetzwerk, aus dem sie ein passendes Team zusammenstellen. Da die Berufsbezeichnung „Dolmetscher“ nicht geschützt ist, sollte man auf ausreichende Qualifikationen (Universitätsabschluss als Konferenzdolmetscher) achten. Mitgliedschaft in Berufsverbänden (AIIC, VKD) sind ein zusätzliches Zeichen für Professionalität. Am besten finden Sie in einem persönlichen Gespräch heraus, wie qualifiziert ein Dolmetscher ist. Und bei dieser Gelegenheit merken Sie auch gleich, ob er oder sie eine angenehme Stimme hat.
5. Konferenztechnik buchen. Große Konferenzzentren verfügen oft über eigene Technik, an anderen Tagungsorten kann Dolmetschtechnik zugemietet werden. Fragen Sie Ihren beratenden Dolmetscher, der Ihnen entweder vertrauenswürdige Anbieter empfiehlt oder auch für Sie organisiert.
6. Dolmetscher in die Programmplanung einbeziehen. Um die Anzahl der benötigten Dolmetscher und damit die Kosten nicht unnötig in die Höhe zu treiben, ist es gut zu wissen, dass bei einer gesamten (reinen) Vortragszeit von ca. 5,5 Stunden ein Team aus zwei Dolmetschern pro Sprachkombination ausreicht. Wenn das Vortragsprogramm länger ist, werden Dreierteams erforderlich. Für die Optimierung der Kosten besprechen Sie das Programm am besten schon zu einem frühen Zeitpunkt mit Ihrem beratenden Dolmetscher. Eventuell kann man durch eine leichte Kürzung des Programms oder geschickte Verteilung der Teilnehmer auf Workshop-Gruppen mit einem kleineren Dolmetscherteam auskommen.
7. Redner und potenzielle Teilnehmer der Tagung informieren. Wenn Sie sich für eine Verdolmetschung Ihrer Veranstaltung entschieden haben, sollten Sie dies auch den Referenten bekannt geben. So mancher Redner ist vielleicht froh, statt auf Englisch in seiner Muttersprache vortragen zu dürfen, und der Kreis der potenziellen Teilnehmer kann deutlich erweitert werden. Bitten Sie die Referenten, ihre Redebeiträge (PowerPoint Präsentationen, Skripte) vorab zur Verfügung zu stellen, damit die Dolmetscher sich so spezifisch wie möglich in das Thema einarbeiten können.
8. Redner ermutigen, in Ihrer Muttersprache vorzutragen, wenn diese zu den Konferenzsprachen gehört. Ein Deutscher, der sein Publikum (das vielleicht sowieso zu 80 % aus Deutschen besteht) auf Englisch anspricht, verliert oft an Spontaneität. Nur die wenigsten Redner haben in der Fremdsprache das gleiche Repertoire wie in ihrer Muttersprache.
9. Vorbereitungsmaterial anfordern. Damit die Konferenzdolmetscher sich optimal auf die Veranstaltung vorbereiten können, brauchen sie möglichst viele Informationen. Dazu können neben dem Programm auch Hintergrundinformationen über die Redner und/oder das Thema sein. Setzen Sie auch für die Einreichung der Präsentationen eine relativ frühe Deadline und stellen Sie die Slides oder Skripte den Dolmetschern zur Vorbereitung zur Verfügung. Falls Filme gezeigt werden sollen, sind aufgrund des meist schnellen Sprechtempos entweder das Skript oder ein Link zum Film unerlässlich, damit der Film überhaupt gedolmetscht werden kann.
10. Programmänderungen kommunizieren. Falls es Änderungen im Programm gibt, vergessen Sie nicht, auch die Dolmetscher darüber zu informieren.

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