Die perfekte Symbiose – freiberufliche Übersetzer*innen und Übersetzungsunternehmen

Leider herrschen in der Übersetzungsbranche immer noch Vorurteile gegenüber der Untervergabe von Übersetzungsaufträgen. Beispielsweise höre ich von Übersetzerkollegen öfter böse Kommentare über „ausbeuterische Agenturen“. Glücklicherweise gibt es aber in den letzten Jahren doch auch eine Bewegung hin zu einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit zwischen Freiberuflern und Übersetzungsbüros. Wenn ich von meinem eigenen Unternehmen spreche, vermeide ich das „böse“ Wort Agentur, um zu betonen, dass wir durchaus intern Übersetzungen anfertigen. Tatsächlich wird bei uns der Großteil der Gesamtarbeitszeit auf Übersetzungen und Korrekturlesen verwendet. Wenn unsere Kapazitäten nicht ausreichen oder unsere Kunden Sprachkombinationen oder Fachgebiete nachfragen, für die wir keine interne Expertise haben, sind wir auf die Hilfe unserer freiberuflichen Mitarbeiter angewiesen. Ich schreibe bewusst „angewiesen“, denn ohne unsere Freiberufler könnten wir nicht annähernd den Service bieten, den unsere Kunden von uns erwarten.

Projektmanagement – der Aufwand wird oft unterschätzt

Die steigende Komplexität von Übersetzungsprojekten bedeutet, dass im Verhältnis zum Gesamtaufwand immer mehr Zeit und Fachwissen auf das Projektmanagement verwendet werden muss. Damit unsere freiberuflichen Mitarbeiter sich aufs Übersetzen konzentrieren können, findet das Projektmanagement bei uns statt: Unsere beiden Projektmanagerinnen haben dabei die Aufgabe, für jedes neue Projekt einen Zeitplan zu erstellen bzw. festzulegen, wie viel Zeit auf die Übersetzung, die Qualitätskontrolle und eventuelle Nachbearbeitung verwendet werden kann. Dann folgt die Auswahl und Anfrage der Fachübersetzer und Korrektoren, wobei großer Wert auf personelle Konsistenz gewährt wird: Wir setzen für die gleichen Kunden möglichst immer die gleichen Mitarbeiter ein. Damit die Übersetzer sich später auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren können, bereitet die Projektmanagerin das Projekt vor: Dies umfasst die Aufbereitung des Dokuments zur Bearbeitung mit einem CAT-Tool, Zusammenstellung der zu verwendenden Terminologie, Translation Memories, Style Guides und Referenztexte sowie die Formulierung sonstiger Arbeitsanweisungen. Während die Übersetzungs- und Korrekturarbeit läuft, klärt die Projektmanagerin aufkommende Fragen mit dem Kunden und hält ein Auge auf den Projektfortschritt. Nach Lieferung der Übersetzung und erfolgter Qualitätskontrolle führt die Projektmanagerin noch einen kurzen Check des Dokuments durch, liefert es an den Kunden und bearbeitet das Projekt nach, indem sie Translation Memories und Termdatenbanken auf den neuesten Stand bringt sowie die korrigierte Version der Übersetzung als Feedback an die beteiligten Übersetzer schickt. Später erfolgt dann selbstverständlich noch die Nachfrage beim Kunden, ob die Arbeit den Erwartungen entsprochen hat und – falls dies einmal nicht der Fall gewesen sein sollte – das Beschwerdemanagement.

Teamarbeit ist Alles

Angesichts dieses komplexen Projektablaufs sind unsere Projektmanagerinnen auf eine gute und enge Zusammenarbeit mit Übersetzern und Korrektoren angewiesen. Dazu gehört bei freien Mitarbeitern eine schnelle Reaktion auf Anfragen (konkret bedeutet das innerhalb einer Stunde), damit die Planung weitergehen kann. Eine klare Kommunikation ist dabei unerlässlich, wie etwa: „Ich kann die Übersetzung bis Dienstag, 12 Uhr übernehmen“, oder: „Leider habe ich heute und morgen keine Kapazitäten“. Lange, ausschweifende E-Mails halten nur unnötig auf. Es versteht sich von selbst, dass die Projektmanagerinnen sich auf Zusagen hundertprozentig verlassen können müssen, denn eine verspätete Lieferung der Übersetzung kann unter Umständen nach Domino-Manier den gesamten Zeitplan über den Haufen werfen. Ein weiterer Anspruch an unsere freien Mitarbeiter ist eine hohe übersetzerische Qualität. Das mag banal klingen, doch leider haben wir die Erfahrung gemacht, dass nicht jeder Übersetzer   etwa die mitgelieferte Terminologie beachtet, gründlich recherchiert oder dass ein freier Mitarbeiter an Stellen, an denen der Ausgangstext unklar ist, offenkundig „geraten“ hatte. Gute Übersetzer erkennen wir daran, dass sie Rückfragen stellen, auf Fehler oder Unklarheiten im Ausgangstext hinweisen, pünktlich liefern und Feedback gerne annehmen.

Und unsere Erwartungen?

Wir erwarten also viel von „unseren“ Freelancern, aber dafür glauben wir, ihnen umgekehrt auch diverse Vorteile zu bieten. Als Vermittler zwischen Kunden und Übersetzern kommunizieren wir mit diesen, handeln Preis und Liefertermine aus, klären was zu klären ist und geben alle Informationen in komprimierter und klarer Form an die Übersetzer weiter. Unsere Projektmanager schlagen sich mit unhandlichen Formaten oder Formatierungen herum, suchen die richtigen Terminologie-Datenbanken, Style Guides und Referenzmaterialien heraus. Bei uns sind Freelancer Teil des Teams: Sie haben Ansprechpartner bei Fragen und bekommen konstruktives Feedback, das ihnen hilft, sich weiterzuentwickeln. Nicht zu vergessen, übernehmen wir das unternehmerische Risiko: Sollte mit einer Übersetzung etwas schief laufen oder geht ein Kunde insolvent, tragen wir das Risiko. Wir sehen unsere freien Mitarbeiter als echte Partner. Das zeigt sich auch daran, dass wir wie gesagt keine Preise „diktieren“. Natürlich bleiben auch wir als Übersetzungsunternehmen nicht vom allgemeinen Preisdruck verschont. Dennoch ist unser Prinzip, dass unsere freien Mitarbeiter uns ihre Preise nennen, nicht umgekehrt.

Wie haben wir diese tollen Leute gefunden?

Ganz klar kann man sagen, dass keiner von ihnen sich bei uns mit einer E-Mail an einen Verteiler von „undisclosed recipients“ beworben hat, in deren Betreffzeile so etwas wie „My services are boundless, My projects are done on schedule“ stand. Die meisten haben wir aktiv gesucht und gefunden, etwa über Verzeichnisse der Berufsverbände. Bei manchen handelt es sich auch um ehemalige Praktikanten. Wenn wir einen neuen Kandidaten haben, von dem wir glauben, dass er zu uns passt, beginnt zunächst eine Testphase, in der kleinere Aufträge (keine unbezahlten Probeübersetzungen!) erteilt werden. Wenn uns die Übersetzungen gefallen, pünktlich geliefert wird und auch sonst alles stimmt (siehe oben), weiten wir die Zusammenarbeit aus und geben je nach Auftragslage zunehmend größere oder anspruchsvollere Übersetzungen in Auftrag. Das Feedback wird in unserer Projektmanagement-Software dokumentiert, damit jede Projektmanagerin schnell sehen kann, wer für welche Projekte besonders gut geeignet ist.

So macht die Arbeit Freude!

Mittlerweile haben wir einen großen Pool an Freelancern, wobei wir für bestimmte Sprachkombinationen und Fachgebiete natürlich unsere Favoriten haben, die in aller Regel zuerst angefragt werden. Wir empfinden die Zusammenarbeit mit ihnen als sehr bereichernd – sowohl fachlich als auch menschlich. Freelancer-Tage, bei denen wir kostenlose Schulungen anbieten, ermöglichen die persönliche Begegnung, aber auch am Telefon und per E-Mail sind schon viele herzliche Beziehungen entstanden. Freiberufliche Kollegen, die unsere Arbeitseinstellung und unseren Qualitätsanspruch teilen, helfen auch uns, immer besser zu werden und die Freude an unserem Beruf nicht zu vergessen.

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