Geht es Ihnen auch so? In den letzten zwei Wochen habe ich an mehr Online-Meetings teilgenommen als im ganzen letzten Jahr. Nachdem ich mich für eine Plattform entschieden hatte und die technischen Aspekte relativ schnell im Griff hatte, konnte es losgehen. Die morgendliche Teambesprechung findet jetzt über eine Videokonferenz statt, interne Abstimmungen im kleineren Kreis und Kundengespräche mit mehreren Teilnehmenden haben in den letzten Tagen Spaß gemacht und die Arbeit erleichtert. Bei einer Online-Präsentation am Nachmittag merkte ich dann allerdings, dass ich immer wieder abdriftete. Warum fiel es mir so schwer, mich auf die Rednerin zu konzentrieren? Und wie kann ich meinerseits dafür sorgen, dass andere mir gut zuhören können? Hier sind meine Gedanken dazu:
Einen Moderator bestimmen
Zunächst einmal sollte klar sein, wer eine Besprechung leitet. Als Moderatorin leiten Sie das Meeting ein, begrüßen alle und stellen Fragen, um auch die stillen Teilnehmerinnen an Bord zu halten.
Eine Tagesordnung festlegen
Bei unserer morgendlichen Teambesprechung steht die Tagesordnung fest: Erst allgemeine Punkte, die das ganze Team betreffen, dann gehen wir die einzelnen Projekte durch.
Bei anderen Besprechungen kann es hilfreich sein, wenn alle Teilnehmer die Tagesordnung schon im Vorfeld zugeschickt bekommen haben.
Kurz halten
Online-Meetings sind immer anstrengender als wenn man sich persönlich gegenübersitzt. Organisieren Sie deshalb lieber mehrere kürzere Meetings zu einzelnen Themen als eine einzige Marathon-Sitzung.
Kurz halten
Dieser Tipp gilt nicht nur für die Besprechung insgesamt, sondern auch für Redebeiträge. Hier gilt: Weniger Wörter sind oft mehr. Vermeiden Sie es, sich oder andere zu wiederholen, schweifen Sie nicht aus.
Beitrag ankündigen
Wenn Sie etwas sagen möchten, kann es – besonders bei vielen Teilnehmern – sinnvoll sein, zunächst den eigenen Namen zu nennen und anzukündigen, dass man etwas sagen möchte, etwa mit: Ich würde gerne etwas dazu sagen.
Nicht unterbrechen
Was schon bei Besprechungen im „echten Leben“ nicht akzeptabel ist, geht online erst recht nicht: Da man nie alle Teilnehmer gleichzeitig gut im Blick hat, wird Ihnen niemand folgen können, wenn Sie einer anderen Person ins Wort fallen. Diese andere Person übrigens auch nicht.
Bei der Sache bleiben
Wenn man eine Besprechung am eigenen Schreibtisch führt, ist die Versuchung groß, zwischendurch mal schnell nach den E-Mails zu sehen oder nebenher die Bleistifte zu spitzen. Das lenkt Sie ab (ja, ehrlich!) und ist den anderen Teilnehmern gegenüber unhöflich. Also loggen Sie sich aus Ihrem E-Mail-Programm aus und bleiben Sie bei der Sache.
Keine Nebengespräche führen
Nebengespräche zu führen war schon in der Schule nicht erlaubt. Der Effekt ist der gleiche wie beim Unterbrechen: Niemand bekommt mehr irgendetwas mit.
Mikrofondisziplin
Wenn Sie gerade nicht selbst sprechen, schalten Sie Ihr Mikro auf stumm. So minimieren Sie die Nebengeräusche, die in den virtuellen Besprechungsraum getragen werden.
Das richtige Mikrofon
Wenn möglich, nutzen Sie ein Headset. Damit stellen Sie sicher, dass Sie direkt ins Mikrofon sprechen, und Sie hören besser.
Langsam sprechen
Die Bandbreite des Tons, den Ihre Kollegen hören, ist geringer als wenn Sie sich wirklich gegenübersitzen. Das ist auch einer der Gründe dafür, dass das Zuhören bei der Online-Besprechung so viel anstrengender ist, selbst wenn wir keine echten Störungen wahrnehmen. Da kann es helfen, langsamer als sonst zu sprechen und mehr Sprechpausen zu machen. Wenn Sie nicht in Ihrer Muttersprache sprechen und vielleicht einen Akzent haben, gilt das noch viel mehr.
Nebengeräusche vermeiden
Wenn Sie während des Sprechens mit Dokumenten rascheln oder gleichzeitig Tippen, werden diese Geräusche laut übertragen. Achten Sie also darauf, alle Nebengeräusche so gering wie möglich zu halten – die anderen Teilnehmer bekommen sie nämlich direkt aufs Ohr.
Kamerabild
Testen Sie Ihr Kamerabild vor Beginn des Meetings. Weder sollte Ihr Kopf nur stecknadelkopfgroß zu sehen sein noch sollten Sie zu nah an die Kamera rücken.
Hintergrund
Was sieht man hinter Ihnen? Wäscheberge oder hin- und herlaufende Handwerker? Der Hintergrund sollte vor allem nicht ablenken. Manche Plattformen erlauben die Möglichkeit, den Hintergrund verschwommen darzustellen.
Still sitzen
Wenn Sie sich viel bewegen, gestikulieren oder gar die Kamera hin- und herbewegen ist das für die anderen Teilnehmer sehr ablenkend – im schlimmsten Fall werden sie seekrank.
Blickkontakt
Naja, so ganz funktioniert das natürlich nicht. Denken Sie aber daran, dass es für die Teilnehmer angenehmer ist, wenn Sie zumindest so tun, als wenn Sie sie direkt ansehen. Also möglichst in die Kamera blicken!
Beleuchtung
Es ist ja ganz schön, wenn die Sonne von der Seite auf Ihr Gesicht scheint, oder wenn Sie eine tolle Aussicht im Hintergrund haben. Doch im ersten Fall wird Ihr Teint wahrscheinlich unerwartet hell, im zweiten möglicherweise so dunkel, dass man Ihren Gesichtsausdruck gar nicht mehr erkennt.
Machen Sie sich schön!
Wir alle haben schon lustige Videos gesehen, in denen jemand von einem Online-Meeting aufsteht und keine Hose trägt. Wenn Sie also gerne in der Jogginghose vor dem heimischen PC sitzen, stehen Sie also lieber nicht auf. Und ziehen Sie ruhig oben rum ein Hemd an und kämmen sich die Haare.
Nutzen Sie visuelle Hilfen
Screensharing, also den eigenen Bildschirm mit anderen zu teilen, ist eine tolle Sache. So können die Teilnehmer sich auch visuell durch Ihre Präsentation hindurch orientieren.
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