18 Tipps für die Zusammenarbeit mit Übersetzungsunternehmen

In einem früheren Blog-Artikel habe ich bereits über unsere Zusammenarbeit mit freiberuflichen Übersetzern berichtet. Heute möchte ich gerne Kolleginnen und Kollegen, die als Freiberufler gerne für Übersetzungsunternehmen arbeiten möchten, einige Tipps geben. Wir haben unsere Projektmanagerinnen gefragt, was sie sich wünschen und zu den folgenden Tipps zusammengefasst.

1. Finden Sie ein übersetzungsunternehmen, das zu Ihnen passt

Wählen Sie gezielt Übersetzungsbüros aus, für die Sie arbeiten möchten. Sehen Sie sich die Website und Profile auf sozialen Medien an, um zu sehen, ob das Unternehmen zu Ihnen passen könnte, etwa in Bezug auf Ihre inhaltliche Spezialisierung. Eine Kontaktaufnahme per E-Mail reicht völlig, allerdings sollte diese persönlich gestaltet sein. Nehmen Sie sich die Zeit, den richtigen Ansprechpartner zu finden und auch anzusprechen. Schreiben Sie zwei Sätze dazu, warum Sie ausgerechnet mit diesem Übersetzungsunternehmen zusammenarbeiten möchten. Genau wie bei der Bewerbung auf eine feste Stelle sind ein zielgerichtetes Anschreiben und ein ordentlicher Lebenslauf im Anhang wichtig. 

2. Haben Sie Geduld

Ein Übersetzungsunternehmen wird kaum riskieren, einem Übersetzer, der sich noch nicht bewährt hat, gleich zu Anfang einen umfangreichen Auftrag zu erteilen. Vermutlich wird die Zusammenarbeit also mit mehreren kleineren Aufträgen beginnen. Wenn Sie dann bewiesen haben, dass Sie gut und zuverlässig arbeiten, können Sie auf eine intensivere Zusammenarbeit hoffen. Da die Auftragslage bei Übersetzungsunternehmen stark schwanken kann, können diese jedoch normalerweise kein bestimmtes Auftragsvolumen garantieren.

3. Reagieren Sie schnell

Projektmanager arbeiten meist unter Zeitdruck. Auch wenn es Ihren Arbeitsfluss unterbricht, sollten Sie regelmäßig (etwa jede Stunde) Ihre E-Mails checken und telefonisch erreichbar sein. Nutzen Sie die Abwesenheitsnotiz Ihres E-Mail-Programms, auch bei nur stundenweiser Abwesenheit. Wenn Sie mit einem Übersetzungsunternehmen regelmäßig zusammenarbeiten, teilen Sie bitte auch Ihre Urlaubszeiten oder Zeiten der Nichtverfügbarkeit mit. 

4. Kommunzieren Sie klar

Verzichten Sie auf lange E-Mails und unnötige Anrufe: „Ich kann die Übersetzung bis Dienstag, 12 Uhr übernehmen“, oder: „Leider habe ich heute und morgen keine Kapazität“ ist alles, was die Projektmanagerin an Information braucht. Auch ein konstruktiver Vorschlag, z. B. Verschieben der Abgabe um einen halben Tag, kann nützlich sein.

Wählen Sie den Kommunikationsweg bewusst: In den meisten Fällen ist eine Kommunikation per E-Mail für den Arbeitsalltag der Projektmanagerin einfacher. Wenn Sie aber dringend eine Antwort brauchen, um mit einem Auftrag zu beginnen, oder wenn Ihre Frage komplexer ist, rufen Sie an. 

5. Seien Sie zuverlässig

Nehmen Sie nur Aufträge an, die Sie zeitlich und inhaltlich auch schaffen. Das bedeutet, dass Sie den Auftrag in Ruhe sichten sollten und einen Puffer für Unvorhergesehenes einbauen sollten.

6. Liefern Sie pünktlich

Die Projektmanagerinnen müssen sich auf Zusagen hundertprozentig verlassen können, denn eine verspätete Lieferung der Übersetzung kann unter Umständen nach Domino-Manier den gesamten Projektablauf über den Haufen werfen.

Falls es doch einmal unvorhergesehene Verzögerungen geben sollte, melden Sie sich so früh wie möglich bei der Projektmanagerin. Sie wird dann mit Ihnen gemeinsam nach einer Lösung suchen.

7. Beachten Sie Arbeitsanweisungen

Bevor Sie mit der Übersetzung beginnen, sehen Sie sich die Arbeitsanweisungen in Ruhe an. Binden Sie mitgelieferte Terminologiedatenbanken und Translation Memories ein. Bitten Sie im Zweifelsfall um eine schriftliche Auflistung aller Anforderungen. 

8. Zeigen Sie sich flexibel

Wenn eine Projektmanagerin nachträglich Änderungen im Ausgangstext schickt oder sich ein Abgabetermin verschiebt, oder wenn der Kunde nach der Lieferung noch Änderungen an der Übersetzung wünscht, denken Sie daran: Die Projektmanagerin ist Teil einer Prozesskette. Versuchen Sie gemeinsam mit ihr, eine Lösung zu finden, mit der der Kunde zufrieden ist. Wenn die Mehrarbeit nicht in den Kulanzrahmen fällt, besprechen Sie das mit der Projektmanagerin. Vor allem: Behalten Sie immer im Hinterkopf, dass von einem zufriedenen Kunden nicht nur das Übersetzungsbüro profitiert, sondern am Ende auch Sie – durch Folgeaufträge.

9. Behandeln Sie das Übersetzungsunternehmen als Kunden

Die Projektmanagerin – und damit das Übersetzungsunternehmen – ist Ihr Kunde. Kundenorientiertes Arbeiten bedeutet, sich beispielsweise nach der gewünschten Art, den Text zu zählen (Wort/Zeile, Ausgangs- oder Zieltext) zu richten. Wenn ein guter Kunde mal um einen kleinen Extraservice bittet, etwa einen zusätzlichen Satz nach Abgabe einer Übersetzung, zeigen Sie sich auch mal kulant. Wenn ein Übersetzungsunternehmen über ein Portal arbeitet, bestehen Sie nicht auf Lieferung per E-Mail. Zum Dienstleistungsdenken gehört, seinem Kunden entgegenzukommen, soweit möglich und wirtschaftlich sinnvoll.

10. Pflegen Sie Ihr technisches Wissen

Halten Sie sich auf dem neuesten Stand, was die Verwendung Ihrer Tools angeht. Sicherlich wird eine Projektmanagerin Ihnen bei technischen Problemen mal einen Tipp geben können. Aber die Support-Hotline Ihres Softwareanbieters ersetzt sie nicht.

11. Stellen Sie Fragen

Wir haben noch keinen Kunden erlebt, der nicht bereit war, Rückfragen zu Ausgangstexten zu beantworten. Im Gegenteil: Rückfragen zeigen, dass Sie den Text kritisch und gründlich lesen – eine Grundvoraussetzung für ein gutes Endergebnis.

12. Denken Sie mit

Fehlen Informationen, die das Übersetzen erleichtern, dann weisen Sie die Projektmanagerin darauf hin. Vielleicht hat sie nicht gesehen, dass im vorletzten Absatz Ihres Textes auf ein Bild Bezug genommen wird, und fordert dieses gerne vom Kunden an. Auch Hinweise auf Schreibfehler im Ausgangstext oder sachliche Fehler, auf die Sie bei der Recherche vielleicht stoßen, sollten an die Projektmanagerin zurückgemeldet werden. Wir arbeiten schließlich alle gemeinsam auf ein Ziel hin: eine gute Übersetzung und einen zufriedenen Kunden.

13. Liefern Sie keine unfertige Arbeit

Das Übersetzungsunternehmen erwartet von Ihnen vollständig übersetzte, finale Texte. Wenn Sie liefern, sollte eine Rechtschreibeprüfung durchgeführt worden sein und alle Fragen sollten bereits mit der zuständigen Projektmanagerin geklärt sein. 

Kommentare – etwa zu Fundstellen von Terminologie – helfen der Revisorin und sind deshalb willkommen.

14. Nehmen Sie Feedback an

Wenn Sie vom Übersetzungsunternehmen Feedback bekommen, nehmen Sie es an. Konstruktive Kritik hilft Ihnen, immer besser zu werden, und ein Lob tut doch einfach immer gut. Geben Sie kein Feedback zum Feedback – es sei denn, Sie finden tatsächliche Fehler in den Korrekturen. Mehrere Feedback-Schleifen kosten Zeit, schaffen aber keinen Mehrwert.

15. Beantworten Sie Rückfragen umgehend

Möglicherweise hat die Revisorin Fragen zu Ihrer Übersetzung. Da sie meist unter engen Zeitvorgaben arbeitet, wird sie für eine sehr schnelle Beantwortung ihrer Fragen dankbar sein.

16. Bleiben Sie in Kontakt

Wenn Sie schon lange nichts mehr von einem Übersetzungsunternehmen gehört haben, für das Sie früher regelmäßig gearbeitet haben, rufen Sie sich in Erinnerung. Vielleicht hat die Projektmanagerin gewechselt, oder sie hat Ihren Namen einfach nicht mehr so präsent wie den von anderen Freiberuflern. Natürlich sollten Sie es mit Nachfragen nicht übertreiben. Aber eine kurze Mail (kein Anruf, keine wöchentliche Mailingaktion) kann nicht schaden.

17. Nehmen Sie sich Zeit für ein persönliches Wort

Wenn Sie Ihre Ansprechpartnerin im Übersetzungsunternehmen mal am Telefon haben und merken, dass diese gerade in Plauderlaune ist, nehmen Sie sich Zeit für ein paar persönliche Worte. Das macht den Arbeitstag für alle menschlicher und schöner, und beim nächsten zu vergebenden Auftrag denkt die Projektmanagerin vielleicht eher an Sie.

18. Rechnen Sie zeitnah ab

Schicken Sie die Rechnung für Ihre Leistungen so früh wie möglich, so kann die Projektmanagerin sie am einfachsten zuordnen. Wenn Sie von einem Übersetzungsbüro viele kleinere Aufträge bekommen, kann auch eine monatliche Sammelrechnung sinnvoll sein. Sprechen Sie das am besten mit der Projektmanagerin ab.