Von Ellen Göppl

Peschel Communications stellt Dolmetscher beim VEGA Trend Event

Im November hatten wir einen ganz besonderen Dolmetscheinsatz: Für das Großevent der VEGA Grieshaber KG mit rund 700 Teilnehmer*innen im Europa-Park organisierten wir das Dolmetscherteam für acht Zielsprachen. Die Verdolmetschung in so viele Sprachen war nicht nur für den Kunden, sondern auch für uns eine Premiere. Die Vorfreude war auf beiden Seiten von Anfang an riesig – allerdings auch der Respekt davor, 16 Dolmetscher*innen und die Dolmetschtechnik inklusive Kabinen zu koordinieren.

Unser großes Glück war, dass auch auf Kundenseite nicht nur sehr frühzeitig, sondern auch mit großer Sorgfalt und Professionalität geplant wurde. Das galt sowohl für die Planung der Veranstaltung im Allgemeinen als auch für alle Aspekte des Dolmetschens. Obwohl die Events dieser Art von VEGA in der Vergangenheit noch nie gedolmetscht wurden, hatten unsere Ansprechpartnerinnen von Anfang an ein hervorragendes Gespür dafür, was für das Dolmetscherteam wichtig sein könnte. Hinzu kam, dass der Kunde uns bereits über ein halbes Jahr vor der Veranstaltung an seinen Firmensitz einlud und wir uns dort umfassend über unsere jeweiligen Bedürfnisse und Anforderungen austauschen konnten.

Nicht zu vernachlässigen: die Technik

Auch unser langjähriger Partner in Sachen Konferenz- und Dolmetschtechnik, die PCS Professional Conference Systems GmbH, stand von Anfang an an unserer Seite und machte es möglich, dass einer ihrer Mitarbeiter*innen beim Vorgespräch mit dem Kunden dabei war. So konnten wir viele Fragen in kleinem Kreis persönlich und schon in einer sehr frühen Phase der Planung klären.

Ein Punkt, der natürlich immer größte Bedeutung hat, ist die Kundenterminologie. Auch hier war die Vorbereitung optimal, denn sowohl die Website von VEGA als auch die Produktbroschüren lagen mehrsprachig vor – und als Sahnehäubchen gab es sogar eine Terminologieliste mit Definitionen. So hatten die Dolmetscher*innen trotz des sehr spezifischen, technischen Themas beste Chancen, sich umfassend in die Materie einzuarbeiten.

Gut geprobt ist halb gewonnen

Schon bei der Generalprobe in der EP-Arena war rund die Hälfte des Dolmetscherteams anwesend, was verdeutlicht, dass der Kunde für eine erfolgreiche Veranstaltung mit reibungslosem Ablauf keine Kosten und Mühe scheute. Genau wie die Teilnehmer*innen waren auch alle Konferenzdolmetscher*innen sowie Ellen Göppl als Koordinatorin vor Ort im Hotel untergebracht und konnten sich am Vorabend des Events beim Abendessen noch über wichtige Aktualisierungen und besondere Anforderungen austauschen.

Die Veranstaltung selbst war in jeder Hinsicht ein Erfolg. Die Dolmetscher*innen waren beeindruckt, wie professionell der Ablauf, die Moderation und die unterschiedlichen Präsentationen an beiden Tagen gestaltet wurden. Gleichzeitig war die Atmosphäre trotz der hohen Anzahl an Menschen familiär und durchaus auch emotional. Selbst der allerjüngste „VEGA-Nachwuchs“ durfte dabei sein und Geschäftsführerin Isabel Grieshaber ließ es sich nicht nehmen, einmal mit Baby auf der Bühne zu stehen, was zeigte: Hier wird die Vereinbarkeit von Beruf und Familie nicht nur als Schlagwort gebraucht, sondern auch gelebt. Hinterher waren sich alle einig: Der Aufwand hat sich gelohnt, es war zwar anstrengend, aber auch absolut bereichernd und hat allen großen Spaß gemacht!

Die wichtigsten Punkte für den Kunden:

In der Vergangenheit hatte VEGA schon ähnliche Events ausschließlich auf Englisch abgehalten, aber zuletzt festgestellt, dass nicht alle ihrer Vertriebsmitarbeiter*innen den Präsentationen folgen konnten oder eventuell gar nicht anreisten, da sie nur wenig Englisch verstehen. Dieses Jahr sollten wirklich alle auch auf sprachlicher Ebene „abgeholt“ werden – mit dem Resultat, dass sich deutlich mehr Gäste aus der ganzen Welt anmeldeten als in früheren Jahren.

Mit Hilfe des Dolmetscherteams wurden den Teilnehmer*innen nicht nur Produktinnovationen verständlich präsentiert, sondern durch das Angebot dieses Service auch besondere Wertschätzung entgegengebracht. Ganz im Sinne der Philosophie des Unternehmens, dass alle „eine Familie“ sind. Nicht zu vernachlässigen ist aber auch der Aspekt, dass Emotionen bei den Zuhörer*innen unmittelbarer ankommen, wenn diese in ihrer jeweiligen Muttersprache transportiert werden.

Die größten Herausforderungen für uns:

Natürlich arbeiten wir bei allen Dolmetscheinsätzen mit einer Checkliste. Bei einer so großen Veranstaltung mit acht Zielsprachen ergeben sich jedoch zusätzliche Aspekte und auch ganz andere Dimensionen: Passen acht Kabinen auch – möglichst nebeneinander – in den Saal? Wie viele Tische braucht man, um die Kopfhörer und Empfänger für 700 Teilnehmer*innen morgens bereitzulegen? Gibt es geeignete Konferenzdolmetscher*innen in der Region oder müssen einige aus dem Ausland anreisen?

Für uns ist es selbstverständlich, dass wir bei der Planung darauf achten, die Reisekosten möglichst niedrig zu halten. Gleichzeitig legen wir – besonders bei einem so technischen Thema – auf langjährige Berufserfahrung ganz besonderen Wert, und arbeiten nur mit Simultandolmetscher*innen, die wir bereits kennen oder die uns empfohlen wurden.

In diesem Fall war die Konferenzsprache nicht Deutsch, sondern Englisch. Vom Englischen aus sollte nicht nur in die westeuropäischen Sprachen, sondern auch in Russisch, Chinesisch und Thailändisch gedolmetscht werden. Dank unseres umfassenden Netzwerks an Konferenzdolmetscher*innen hatten schließlich nur insgesamt vier Kolleg*innen eine relativ lange Anreise zum Europa-Park, darunter die beiden Thailändisch-Dolmetscherinnen, die aus Großbritannien anreisten.

Statt der üblichen Doppelfunktion einer organisierenden Dolmetscherin (Chef de Cabine) und Konferenzdolmetscherin war aufgrund der Größe des Dolmetscherteams schnell klar, dass Ellen Göppl als Projektmanagerin mit dabei sein würde, um auch während des Events eine optimale Betreuung des Teams und des Kunden gewährleisten zu können.

Von der Bestellung von Wasser für die Dolmetscher*innen über die Mitorganisation der Empfängerausgabe bis zur Weitergabe der neuesten Präsentationsversionen liefen bei Ellen Göppl auch während der laufenden Veranstaltung für das Dolmetscherteam alle Fäden zusammen. So gab es für sie gleich doppelt positives Feedback, sowohl von den Dolmetscher*innen als auch von den Ansprechpartnerinnen bei VEGA, die sich sicher sind: „Wenn wir wieder Dolmetscher benötigen, dann möchten wir auf jeden Fall wieder mit Peschel Communications zusammen arbeiten!“.

 

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